Politique de confidentialité / Privacy Policy

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Application MUTEN pour les coachs

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026

Qui sommes-nous ?

MUTEN (nom commercial) est un service édité et opéré par Sasha Bahraoui, entrepreneur individuel (micro-entreprise).

Droit applicable : droit français. Le service est proposé en France et dans l'Union européenne. Cette politique est publiée en français et en anglais ; en cas de différence entre les deux versions, la version française prévaut.

À qui s'adresse cette politique ?

Cette page est la politique de confidentialité de l'application MUTEN, déclarée auprès de Meta. MUTEN est une application destinée aux coachs professionnels. Elle se connecte au compte Instagram professionnel du coach pour répondre aux messages privés et à certains commentaires à l'aide d'un assistant de qualification, et pour suivre ces échanges dans un CRM.

Elle concerne :

  • les coachs et leurs collaborateurs qui utilisent le CRM MUTEN (les « utilisateurs ») ;
  • les personnes qui écrivent en message privé au compte Instagram professionnel d'un coach, ou qui commentent une de ses publications avec un mot-clé (les « contacts »).

Elle ne remplace pas la notice d'information que chaque coach met à disposition de ses contacts, les conditions de Meta, ni le contrat de sous-traitance (DPA) et les CGV conclus avec le coach. La politique du site https://roshmuten.com/politique-confidentialite concerne les visiteurs du site web, pas l'application.

Rôles

  • Coach : responsable du traitement des données de ses contacts (finalités commerciales, questions de qualification, décisions dans le CRM, messages envoyés manuellement).
  • MUTEN : sous-traitant du coach pour ces données (CRM, pont Meta, assistant conversationnel, brouillons de messages, notifications). MUTEN est responsable du traitement pour les comptes des utilisateurs de l'application, pour les données de connexion du compte Instagram du coach et pour la facturation de l'abonnement des coachs.
  • Meta (Instagram) : plateforme de messagerie et responsable indépendant des messages qu'elle transporte. Meta n'est pas sous-traitant de MUTEN.

Chaque coach dispose de sa propre instance du CRM. Le pont Meta (le composant qui reçoit les événements Instagram et envoie les réponses) et le registre des comptes Instagram connectés sont communs à tous les coachs.

Données traitées et finalités

Comptes des utilisateurs de l'application

Données : adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), facteur d'authentification à deux étapes (TOTP), cookies de session, paramètres du coach, notes et actions effectuées dans le CRM avec leur auteur, adresses e-mail choisies pour recevoir les notifications.

Finalités : donner un accès sécurisé au CRM, faire fonctionner le service selon les réglages du coach, savoir quel utilisateur a effectué quelle action.

Connexion du compte Instagram du coach

Lors de la connexion (Business Login for Instagram), le coach autorise MUTEN à utiliser les permissions instagram_business_basic, instagram_business_manage_messages et instagram_business_manage_comments.

Données : identifiant et nom d'utilisateur du compte professionnel, identifiant propre à l'application, jeton d'accès (conservé chiffré dans un coffre), permissions accordées, date d'expiration du jeton.

Finalités : afficher au coach le compte connecté, recevoir les événements de ce compte et les diriger vers l'instance du coach, envoyer les réponses, gérer les ice breakers (questions proposées au début d'une conversation), renouveler le jeton pour garder la connexion active.

Messages privés des contacts

Données reçues d'Instagram : identifiant Instagram du contact (IGSID), nom d'utilisateur, nom affiché et photo de profil (lus via l'API de profil Instagram), contenu des messages reçus et envoyés, choix faits sur les boutons, les réponses rapides et les ice breakers, réactions aux messages (identifiant du message, type de réaction, emoji, date).

Données produites par le service : étapes du parcours du contact, réponses aux questions de qualification choisies par le coach (par exemple âge, expérience de coaching, temps disponible par semaine, activité sportive), brouillons de messages générés par IA.

Messages retirés : lorsqu'un contact retire un message sur Instagram, ce message est masqué dans le CRM et n'est plus utilisé par l'assistant. Il reste conservé avec les autres données du contact.

Données de santé : l'assistant ne demande pas de données de santé, de poids, de taille, de blessures, de médicaments ou de pathologies. Un contact peut toutefois en écrire spontanément dans un message.

Finalités : répondre automatiquement au contact par l'assistant de qualification, afficher la conversation et la fiche du contact dans le CRM, permettre au coach de reprendre la conversation lui-même, préparer des brouillons de relance que le coach envoie s'il le souhaite.

Commentaires Instagram

Le coach peut activer la fonction « Commentaire vers message privé ». Quand une personne commente une publication, un reel ou une publicité du coach avec un mot-clé défini par le coach, MUTEN reçoit le commentaire d'Instagram et :

  • publie une réponse publique sous le commentaire, choisie parmi les textes du coach et visible par tous sur Instagram ;
  • envoie un seul message privé à la personne, avec un bouton. La conversation ne continue que si la personne répond ou touche le bouton.

Données enregistrées : identifiant du commentaire, identifiant de la publication, identifiant Instagram et nom d'utilisateur de la personne, mot-clé reconnu, copie du message privé envoyé, identifiant de la réponse publique, statut et date. Le texte du commentaire n'est pas enregistré.

Dans le CRM, un contact arrivé par un commentaire porte la mention « commentaire » comme source d'entrée. MUTEN ne permet pas de créer, de modifier ou de supprimer d'autres commentaires depuis l'application : le seul commentaire qu'il publie est la réponse automatique décrite ci-dessus.

Finalités : répondre à la demande exprimée par la personne dans son commentaire, et indiquer au coach d'où vient le contact.

Notifications par e-mail

Le coach choisit les événements pour lesquels il reçoit un e-mail (par exemple nouveau lead, lien envoyé, contact à relancer, contact à identifier, reprise de la conversation par un humain) et jusqu'à cinq adresses qui les reçoivent.

Données : type d'événement, nom d'utilisateur Instagram du contact, lien vers son profil Instagram, lien vers sa fiche dans le CRM. Pour l'événement « à relancer », si le coach l'a activé, l'e-mail contient aussi le brouillon de relance généré par IA, ou une phrase de relance rédigée par le coach accompagnée du nom affiché du contact, ainsi qu'un lien vers la conversation Instagram. Les réponses de qualification ne sont pas insérées dans l'e-mail, mais le brouillon de relance peut en reprendre des éléments.

Ces e-mails sont envoyés par Brevo. L'historique des notifications affiché dans le CRM est conservé 90 jours.

Finalité : prévenir le coach quand une conversation demande son attention.

Facturation de l'abonnement du coach

Le coach paie son abonnement mensuel, et le cas échéant des frais de mise en place, par carte bancaire via Stripe. Les factures, le moyen de paiement et l'abonnement sont gérés dans le portail client Stripe, accessible depuis la section Facturation du CRM. Aucune donnée des contacts n'est transmise à Stripe.

Données : nom ou raison sociale du coach, adresses e-mail et de facturation, moyen de paiement (le numéro de carte est saisi et conservé par Stripe ; MUTEN n'en voit que la marque et les quatre derniers chiffres), historique des paiements, factures, statut de l'abonnement.

Finalités : encaisser l'abonnement, émettre les factures, respecter les obligations comptables et fiscales.

Données collectées automatiquement

Données : journaux techniques des hébergeurs du CRM et du pont Meta (adresse IP, navigateur, adresse de la page ou de l'appel, date et heure, code de réponse), rapports d'erreurs, identifiants techniques des messages reçus pour éviter de les traiter deux fois. Le pont Meta garde le texte d'un message entrant quelques secondes, le temps de regrouper les messages envoyés à la suite, puis le retire de cette file. Il exclut le contenu des messages de ses rapports d'erreurs.

Finalités : faire fonctionner et sécuriser le service, détecter et corriger les erreurs.

Intelligence artificielle

  • Assistant conversationnel : il fonctionne sur Voiceflow, qui utilise des modèles d'Anthropic. Selon Voiceflow, ces modèles ne conservent pas les données qui leur sont envoyées.
  • Brouillons de relance et de nurturing : MUTEN envoie à n8n, puis à Anthropic (modèle Claude), les réponses de qualification (sans taille ni poids) et des métadonnées (noms, offre du coach, dernier événement, identifiants), mais pas le contenu des messages. Ces brouillons sont générés quand le coach clique sur « Générer », ou automatiquement pour l'e-mail « à relancer » si le coach a activé cette option.
  • Brouillons de conversion : MUTEN envoie à n8n, puis à Anthropic, les dix derniers messages écrits par le contact, avec le nom et l'offre du coach.

Les brouillons ne sont jamais envoyés automatiquement : le coach décide de les envoyer lui-même depuis Instagram. MUTEN n'utilise pas les données pour entraîner des modèles d'IA.

Prestataires et transferts

  • Vercel Inc. : hébergement du CRM et du pont Meta, exécution à Dublin (Irlande).
  • Supabase : bases de données du CRM, registre des comptes Instagram et coffre des jetons, en Irlande.
  • Voiceflow : assistant conversationnel, stockage chez AWS aux États-Unis.
  • Anthropic : modèles d'IA, États-Unis.
  • n8n (n8n Cloud) : orchestration de la génération des brouillons, Union européenne.
  • Sentry : surveillance des erreurs, données dans l'Union européenne.
  • Brevo (Sendinblue SAS, France) : e-mails de connexion au CRM et e-mails de notification, hébergement en France et en Belgique. L'aperçu des e-mails n'est pas conservé et les journaux d'envoi sont gardés un mois.
  • Stripe : paiement par carte et facturation de l'abonnement du coach. Stripe agit comme sous-traitant de MUTEN pour le service de paiement et comme responsable indépendant pour ses propres finalités (lutte contre la fraude, obligations de lutte contre le blanchiment, relations avec les banques et les réseaux de cartes). Transferts hors de l'Union européenne encadrés par les clauses contractuelles types et le Data Privacy Framework.
  • Meta (Instagram) : transport des messages et des commentaires, connexion Instagram.

Les transferts hors de l'Union européenne, notamment vers les États-Unis, sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le Data Privacy Framework entre l'Union européenne et les États-Unis.

Les données servent uniquement à fournir le service au coach. Aucune publicité, aucune revente.

Durées de conservation

  • Données des contacts (messages, y compris les messages retirés, réactions, réponses de qualification, brouillons, événements) : trois ans à compter de leur dernier message entrant. Un message envoyé par le coach ou par l'assistant ne prolonge pas ce délai. Toutes les données du contact sont supprimées ensemble.
  • Données liées à un commentaire : supprimées avec les données du contact correspondant. Si la personne n'est pas devenue un contact, elles sont supprimées sur demande.
  • Données de connexion Instagram du coach : jusqu'à la déconnexion du compte ou la fin du contrat du coach.
  • Comptes des utilisateurs : jusqu'au retrait de leur accès, à la demande du coach ou à la fin de son contrat.
  • Notifications : historique dans le CRM conservé 90 jours, journaux d'envoi Brevo conservés un mois.
  • Facturation : factures et pièces comptables conservées dix ans (article L123-22 du Code de commerce) ; données du portail Stripe conservées selon les règles de Stripe.
  • Journaux techniques et rapports d'erreurs : selon la durée de conservation de chaque prestataire.

Suppression des données

  • Coach : retirez l'accès de MUTEN depuis les paramètres de votre compte Instagram. Meta transmet alors la demande à https://bridge.roshmuten.com/api/meta/data-deletion. MUTEN vérifie la demande signée, supprime les données de connexion Instagram (jeton, abonnement aux événements, ice breakers) et renvoie une page de suivi avec un code de confirmation. Ce rappel ne supprime pas les contacts du CRM, qui restent sous la responsabilité du coach. Pour les exporter ou les supprimer, écrivez à contact@roshmuten.com.
  • Désautorisation : quand le coach retire l'application, MUTEN vérifie la demande et déconnecte le compte Instagram lié.
  • Personne ayant écrit à un coach ou commenté une de ses publications : adressez votre demande au coach (voir sa notice d'information). Vous pouvez aussi écrire à contact@roshmuten.com : MUTEN transmet la demande au coach et supprime les données sur son instruction, y compris les données liées à un commentaire.
  • Utilisateurs de l'application : écrivez à contact@roshmuten.com.

Sécurité

Accès au CRM sur invitation uniquement. Authentification à deux étapes (TOTP) exigée pour le coach et pour chaque collaborateur. Jetons Instagram conservés chiffrés dans un coffre. Vérification de la signature des événements envoyés par Meta. Accès aux données limité aux besoins du service.

Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus par le RGPD. Pour les comptes des utilisateurs et les données de connexion Instagram, écrivez à contact@roshmuten.com. Pour les données des contacts, les droits s'exercent d'abord auprès du coach, responsable du traitement, que MUTEN aide à répondre. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr).

Privacy Policy (English version)

MUTEN app for coaches

Last updated: 23 October 2026

Who we are

MUTEN (trade name) is a service published and operated by Sasha Bahraoui, sole trader (French micro-entreprise).

  • SIRET: 929 307 528 00026
  • Registered address: 22 Rue Viala, 01200 Valserhône, France
  • Data protection contact: contact@roshmuten.com (GDPR contact; no Data Protection Officer appointed)
  • Website: https://roshmuten.com

Governing law: French law. The service is offered in France and in the European Union. This policy is published in French and English; if the two versions differ, the French version prevails.

Who this policy is for

This page is the privacy policy of the MUTEN app, as declared to Meta. MUTEN is an app for professional coaches. It connects to the coach's Instagram professional account to reply to direct messages and to certain comments with a qualification assistant, and to keep track of these conversations in a CRM.

It covers:

  • coaches and their team members who use the MUTEN CRM ("users");
  • people who send a direct message to a coach's Instagram professional account, or who comment on one of the coach's posts with a keyword ("contacts").

It does not replace the privacy notice each coach provides to their contacts, Meta's terms, or the data processing agreement (DPA) and terms of sale agreed with the coach. The policy at https://roshmuten.com/politique-confidentialite covers visitors to the website, not the app.

Roles

  • Coach: controller of their contacts' data (business purposes, qualification questions, decisions in the CRM, messages sent manually).
  • MUTEN: processor acting for the coach for this data (CRM, Meta bridge, conversational assistant, message drafts, notifications). MUTEN is the controller for the accounts of the app's users, for the connection data of the coach's Instagram account and for the billing of coaches' subscriptions.
  • Meta (Instagram): messaging platform and independent controller of the messages it carries. Meta is not a processor of MUTEN.

Each coach has their own CRM instance. The Meta bridge (the component that receives Instagram events and sends the replies) and the register of connected Instagram accounts are shared by all coaches.

Data processed and purposes

Accounts of the app's users

Data: email address, password (stored hashed), two-step authentication factor (TOTP), session cookies, the coach's settings, notes and actions taken in the CRM with their author, email addresses chosen to receive notifications.

Purposes: provide secure access to the CRM, run the service according to the coach's settings, know which user took which action.

Connection of the coach's Instagram account

When connecting (Business Login for Instagram), the coach authorises MUTEN to use the permissions instagram_business_basic, instagram_business_manage_messages and instagram_business_manage_comments.

Data: ID and username of the professional account, app-scoped ID, access token (stored encrypted in a vault), permissions granted, token expiry date.

Purposes: show the coach which account is connected, receive this account's events and route them to the coach's instance, send the replies, manage ice breakers (questions suggested at the start of a conversation), renew the token to keep the connection active.

Contacts' direct messages

Data received from Instagram: the contact's Instagram ID (IGSID), username, display name and profile picture (read through the Instagram User Profile API), content of the messages received and sent, choices made with buttons, quick replies and ice breakers, reactions to messages (message ID, reaction type, emoji, date).

Data produced by the service: stages of the contact's journey, answers to the qualification questions chosen by the coach (for example age, coaching experience, time available per week, physical activity), AI-generated message drafts.

Unsent messages: when a contact unsends a message on Instagram, the message is hidden in the CRM and is no longer used by the assistant. It remains stored with the contact's other data.

Health data: the assistant does not ask for health data, weight, height, injuries, medication or medical conditions. A contact may nevertheless write such information in a message on their own initiative.

Purposes: reply automatically to the contact through the qualification assistant, display the conversation and the contact record in the CRM, let the coach take over the conversation themselves, prepare follow-up drafts that the coach sends if they wish.

Instagram comments

The coach can turn on the "Comment → DM" feature. When someone comments on one of the coach's posts, reels or ads with a keyword set by the coach, MUTEN receives the comment from Instagram and:

  • posts a public reply under the comment, chosen from the coach's texts and visible to everyone on Instagram;
  • sends one private message to the person, with a button. The conversation continues only if the person replies or taps the button.

Data stored: comment ID, post ID, the person's Instagram ID and username, matched keyword, copy of the private message sent, ID of the public reply, status and date. The text of the comment is not stored.

In the CRM, a contact who arrived through a comment shows "comment" as their entry source. MUTEN does not allow creating, editing or deleting any other comments from the app: the only comment it posts is the automatic reply described above.

Purposes: respond to the request the person made in their comment, and show the coach where the contact came from.

Email notifications

The coach chooses the events for which they receive an email (for example new lead, link sent, contact to follow up, contact to identify, conversation taken over by a human) and up to five addresses that receive them.

Data: event type, the contact's Instagram username, link to their Instagram profile, link to their record in the CRM. For the "follow up" event, if the coach has turned it on, the email also contains the AI-generated follow-up draft, or a follow-up sentence written by the coach together with the contact's display name, as well as a link to the Instagram conversation. Qualification answers are not inserted in the email, but the follow-up draft may reuse some of them.

These emails are sent through Brevo. The notification history shown in the CRM is kept for 90 days.

Purpose: alert the coach when a conversation needs their attention.

Billing of the coach's subscription

The coach pays their monthly subscription, and any setup fee, by card through Stripe. Invoices, payment method and subscription are managed in the Stripe customer portal, available from the Billing section of the CRM. No contact data is sent to Stripe.

Data: name or company name of the coach, email and billing addresses, payment method (the card number is entered and stored by Stripe; MUTEN only sees the card brand and last four digits), payment history, invoices, subscription status.

Purposes: collect the subscription, issue invoices, meet accounting and tax obligations.

Automatically collected data

Data: technical logs of the CRM and Meta bridge hosting providers (IP address, browser, address of the page or request, date and time, response code), error reports, technical IDs of received messages to avoid processing them twice. The Meta bridge keeps the text of an incoming message for a few seconds, while it groups messages sent in quick succession, then removes it from this queue. It excludes message content from its error reports.

Purposes: run and secure the service, detect and fix errors.

Artificial intelligence

  • Conversational assistant: it runs on Voiceflow, which uses Anthropic models. According to Voiceflow, these models do not retain the data sent to them.
  • Follow-up and nurturing drafts: MUTEN sends to n8n, then to Anthropic (Claude model), the qualification answers (without height or weight) and metadata (names, the coach's offer, last event, IDs), but not message content. These drafts are generated when the coach clicks "Generate", or automatically for the "follow up" email if the coach has turned this option on.
  • Conversion drafts: MUTEN sends to n8n, then to Anthropic, the last ten messages written by the contact, with the coach's name and offer.

Drafts are never sent automatically: the coach decides to send them themselves from Instagram. MUTEN does not use the data to train AI models.

Service providers and transfers

  • Vercel Inc.: hosting of the CRM and Meta bridge, running in Dublin (Ireland).
  • Supabase: CRM databases, register of Instagram accounts and token vault, in Ireland.
  • Voiceflow: conversational assistant, storage with AWS in the United States.
  • Anthropic: AI models, United States.
  • n8n (n8n Cloud): orchestration of draft generation, European Union.
  • Sentry: error monitoring, data in the European Union.
  • Brevo (Sendinblue SAS, France): CRM login emails and notification emails, hosted in France and Belgium. Email previews are not kept and sending logs are kept for one month.
  • Stripe: card payment and billing of the coach's subscription. Stripe acts as MUTEN's processor for the payment service and as an independent controller for its own purposes (fraud prevention, anti-money-laundering obligations, relations with banks and card networks). Transfers outside the European Union are covered by standard contractual clauses and the Data Privacy Framework.
  • Meta (Instagram): carrying messages and comments, Instagram login.

Transfers outside the European Union, in particular to the United States, are covered by the European Commission's standard contractual clauses and, where applicable, by the EU-US Data Privacy Framework.

The data is used only to provide the service to the coach. No advertising, no resale.

Retention periods

  • Contact data (messages, including unsent messages, reactions, qualification answers, drafts, events): three years from the contact's last incoming message. A message sent by the coach or by the assistant does not extend this period. All of a contact's data is deleted together.
  • Data linked to a comment: deleted with the data of the corresponding contact. If the person did not become a contact, deleted on request.
  • Instagram connection data of the coach: until the account is disconnected or the coach's contract ends.
  • User accounts: until their access is removed, at the coach's request or at the end of the coach's contract.
  • Notifications: history in the CRM kept for 90 days, Brevo sending logs kept for one month.
  • Billing: invoices and accounting records kept for ten years (article L123-22 of the French Commercial Code); Stripe portal data kept according to Stripe's rules.
  • Technical logs and error reports: according to each provider's retention period.

Data deletion

  • Coach: remove MUTEN's access in your Instagram account settings. Meta then sends the request to https://bridge.roshmuten.com/api/meta/data-deletion. MUTEN verifies the signed request, deletes the Instagram connection data (token, event subscription, ice breakers) and returns a status page with a confirmation code. This callback does not delete the contacts in the CRM, which remain the coach's responsibility. To export or delete them, write to contact@roshmuten.com.
  • Deauthorisation: when the coach removes the app, MUTEN verifies the request and disconnects the linked Instagram account.
  • Person who messaged a coach or commented on one of their posts: send your request to the coach (see their privacy notice). You can also write to contact@roshmuten.com: MUTEN forwards the request to the coach and deletes the data on the coach's instruction, including data linked to a comment.
  • Users of the app: write to contact@roshmuten.com.

Security

Access to the CRM by invitation only. Two-step authentication (TOTP) required for the coach and for each team member. Instagram tokens stored encrypted in a vault. Verification of the signature of events sent by Meta. Access to data limited to what the service needs.

Your rights

You have the rights of access, rectification, erasure, restriction, objection and portability provided by the GDPR. For user accounts and Instagram connection data, write to contact@roshmuten.com. For contact data, rights are exercised first with the coach, as the controller, whom MUTEN helps to respond. You can lodge a complaint with the CNIL, the French data protection authority (https://www.cnil.fr).